Zamiast Google Drive

Klient zadzwonił do mnie w prawdziwej panice. Pracownik odszedł z firmy dwa tygodnie wcześniej, w dobrej atmosferze, a teraz nikt nie mógł otworzyć trzech lat dokumentacji projektowej. Pliki mieszkały na prywatnym koncie chmurowym tej osoby, udostępnione do folderu, z którego korzystali wszyscy. Kiedy zniknęło konto, zniknęło też udostępnienie.

Nic nie zostało ukradzione i nikt nie zrobił nic złego. Firma po prostu odkryła, w najgorszym możliwym momencie, że nie jest właścicielem układu, od którego zależy jej praca. Ten telefon jest powodem, dla którego jestem dość ewangeliczny w sprawie tego konkretnego oprogramowania, i powinienem od razu powiedzieć, że sprzedaję je preinstalowane, więc zważ odpowiednio to, co następuje.

Czym właściwie jest Nextcloud

Pomyśl o nim jak o usłudze do plików, z której już korzystasz, tyle że serwer jest maszyną, którą posiadasz, a lista kont jest listą, którą kontrolujesz.

W praktyce oznacza to folder na każdym komputerze, który synchronizuje się automatycznie, aplikację na każdym telefonie, interfejs webowy na sytuacje, gdy jesteś przy cudzej maszynie, i link, który wyślesz klientowi nieposiadającemu konta. Kalendarze i kontakty też się synchronizują, a to jest ta część, którą ludzie niedoceniają — wspólny kalendarz firmowy niezależny od czyjegokolwiek prywatnego konta jest wart więcej, niż brzmi.

Różnica, która miała znaczenie dla mojego spanikowanego klienta, jest strukturalna, nie techniczna. Konta należą do organizacji. Kiedy ktoś odchodzi, administrator przepisuje jego pliki w jakąś minutę, bo dane nigdy nie były na prywatnym koncie. To nie jest funkcja, którą Nextcloud ma, a alternatywy nie mają — duzi dostawcy mają plany biznesowe obsługujące to poprawnie. To jest to, co dostajesz domyślnie, kiedy serwer jest Twój, zamiast tego, co dostajesz, jeśli ktoś pamiętał o wykupieniu właściwego pakietu.

Co zmienia się pierwszego dnia

Szczerze, dla osoby, która z tego korzysta: prawie nic, i o to chodzi. Pojawia się folder. Pliki do niego wrzucone pokazują się na pozostałych maszynach. Jeśli cokolwiek w codziennym doświadczeniu jest dramatyczne, konfiguracja została zrobiona źle.

To, co zmienia się pierwszego dnia, jest po drugiej stronie. Przestrzeń przestaje być miesięczną ilością, za którą płacisz, a staje się dyskiem o określonej pojemności. Dołożenie miejsca oznacza dołożenie dysku, raz. Dla firmy produkującej zdjęcia, wideo albo skanowane dokumenty — czyli przy obciążeniach, gdzie abonamentowa przestrzeń robi się naprawdę droga na przestrzeni kilku lat — ta jedna zmiana zwykle dominuje rachunek.

I zmienia się jedna rzecz, o którą nikt nie pyta aż do później: możesz czytać ten magazyn bezpośrednio. Pliki na dysku są zwykłymi plikami w zwykłych folderach. Gdyby Nextcloud jutro zniknął, dane dalej by tam leżały, otwieralne przez cokolwiek. To jest właściwość, której szukam w każdym systemie, do którego wkładam pracę klienta, i zaskakująco wiele produktów jej nie ma.

Praca, którą bierzesz na siebie

Tu większość tekstów na ten temat przestaje być użyteczna, więc powiem konkretnie, jaki jest rachunek.

Aktualizacje. Nextcloud wydaje je regularnie i zawierają poprawki bezpieczeństwa. Serwer, którego nikt nie aktualizuje, jest gorszy niż abonament, który zastąpił, bo abonament był łatany przez ludzi opłacanych za to. Na maszynach, które wydaję, jest to skonfigurowane tak, żeby działo się bez pamiętania o tym, i mówię to wprost, bo nieutrzymywany serwer to najczęstszy sposób, w jaki ta historia kończy się źle.

Backupy. Własny serwer znaczy własna kopia, a „pliki są na NAS-ie" nie jest backupem — to jedna kopia na jednym urządzeniu w jednym budynku. Awaria dysku, kradzież albo zalanie zabiera całość. To zasługuje na osobny tekst i taki ma, ale jeśli nie weźmiesz stąd niczego innego: serwer potrzebuje kopii w miejscu, które nie jest tym serwerem.

Dostęp z zewnątrz. Dostanie się do plików z kawiarni to część, której ludzie spodziewają się jako trudnej, i to jest część, w której błędy są groźne. Wystawienie serwera bezpośrednio do internetu bez wiedzy, co się robi, to sposób, w jaki małe firmy trafiają do statystyk ransomware. Są rozsądne sposoby — szyfrowana sieć prywatna między Twoimi urządzeniami jest tą, której używam, bo nie otwiera publicznie niczego.

Kiedy odradzam

Kiedy nie ma komu tego przejąć. Serwer bez osoby odpowiedzialnej jest zobowiązaniem z kablem zasilającym. Jeśli odpowiedzią na pytanie „kto to aktualizuje?" jest wzruszenie ramion, abonament z infolinią jest naprawdę lepszą decyzją inżynierską i powiem to, choć kosztuje mnie sprzedaż.

Kiedy zespół jest naprawdę rozproszony i żyje wewnątrz pakietu dokumentów współdzielonych, z kilkoma osobami piszącymi równocześnie w tym samym pliku. Nextcloud ma edycję współbieżną i ona działa, ale duzi dostawcy wpompowali w to konkretne doświadczenie dekadę inżynierii i to widać. Wybierz narzędzie pasujące do pracy, a nie do filozofii.

Najlepiej pasuje, z mojego doświadczenia, w nieefektownym środku: kilka osób, dużo plików, praca, która musi zostać dostępna i nie może zależeć od czyjegokolwiek pojedynczego konta. To opisuje większość małych firm, z którymi pracuję, i opisywało dokładnie mojego spanikowanego klienta. Ma swoje trzy lata dokumentacji. Leżą na maszynie w jego własnym biurze, a kiedy odejdzie następna osoba, nie stanie się nic.